Za nami pierwsze dziesięć dni składania wniosków na okres zasiłkowy 2017/2018. Rozmowa z Urszulą Ossowską, dyrektorem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej.
Jakie działania organizacyjne i informacyjne podjął MOPS, aby proces przyjmowania wniosków o świadczenie wychowawcze na nowy okres przebiegł sprawnie?
W Ośrodku podjęliśmy szereg działań, które można podzielić na działania informacyjne i organizacyjne. W ramach działań informacyjnych od lipca br. poprzez strony internetowe Ośrodka i Urzędu Miasta Starogard Gdańsk informowaliśmy o nowym okresie zasiłkowym. Informacje te przekazały także lokalne media; pod koniec lipca – mimo, że ustawa nie była jeszcze podpisana – na stronie Ośrodka umieściliśmy wzory druków zaczerpnięte ze strony MRPiPS, bo na takich zdecydowaliśmy się pracować; upowszechnialiśmy także na tablicach informacyjnych Ośrodka oraz na stronach internetowych Ośrodka i Urzędu bardzo dobrze opracowane – w przystępnej formie dla świadczeniobiorców, informacje ministerialne.
W ramach działań organizacyjnych przede wszystkim przygotowaliśmy się z nowych przepisów – przeszkoliliśmy pracowników (korzystając z oferty firm szkoleniowych, ale także w ramach samokształcenia wewnątrz Ośrodka); zorganizowaliśmy dodatkowe 4 stanowiska przyjmowania wniosków w siedzibie Ośrodka; zatrudniliśmy czasowo dodatkowych 5 pracowników do obsługi świadczeniobiorców; zorganizowaliśmy 2 punkty przyjęć wniosków w Ośrodku z 6 stanowiskami obsługi klientów; dla osób oczekujących na załatwienie spraw urządziliśmy (wyposażone w dodatkowe krzesła i stoliki) 2 poczekalnie, a na zewnątrz zainstalowaliśmy ławeczki (które sprawdzają się zwłaszcza w ciepłe dni i kiedy przychodzą całe rodziny z dziećmi); wydłużamy czas obsługi świadczeniobiorców w sierpniu i wrześniu br. do godz. 17.30. W następnych miesiącach – w zależności od potrzeb.
Co niepokoiło Państwa w pierwszych dniach przyjmowania wniosków?
Jedną z istotnych zmian prawnych jest to, że ustawodawca odstąpił od określenia wzorów druków dla poszczególnych świadczeń. Wprowadziło to trochę zamieszania, zwłaszcza dla klientów, którzy np. pobierają druki z Internetu – z różnych stron lub w innych niż „swój” ośrodek pomocy. Jednak Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opracowało wzory wniosków i sugerowało aby z nich korzystać. Wszystko odbywało się w ostatnim tygodniu lipca. Zamówiliśmy druki wniosków, które mieliśmy otrzymać 31 lipca br. Drukarnia, która przyjęła nasze zlecenie zastrzegła moment wydruku od podpisania ustawy. I trochę zabrakło im czasu… 1 sierpnia nie mieliśmy pełnych kompletów zamówionych druków. W ruch poszły ośrodkowe drukarki i kserokopiarki. Ważne było to, żeby klienci nie odczuli naszych problemów.
Czy obawiacie się Państwo jakichś zagrożeń w procesie przyjmowania i rozpatrywania wniosków o świadczenia na nowy okres zasiłkowy?
Nasze obawy wynikają z doświadczeń pierwszego roku funkcjonowania świadczenia wychowawczego popularnie zwanego „500+”. I tu mówimy np. o ryzyku sprawności systemów informatycznych wykorzystywanych do weryfikacji danych zawartych we wnioskach, czy ewentualnych błędach we wnioskach składanych elektronicznie, a wynikających z niedopracowanych kreatorów wniosków w systemach bankowych. Pamiętajmy, że jeszcze mamy tzw. stary okres zasiłkowy – więc przez 2 miesiące funkcjonują dwa systemy prawne i dwa rodzaje wniosków, co może dezorientować klientów. Obawiamy się także, że okres wakacyjny może spowodować, że nasi klienci zostawią składanie wniosków na ostatnie dni.
Jak minęło pierwsze dziesięć dni przyjmowania wniosków?
Przyjmowanie wniosków na nowy okres zasiłkowy przebiega sprawnie. Pierwszy dzień to głównie wydawanie druków, zwłaszcza do świadczeń wychowawczych i rodzinnych. Druki wydawaliśmy także w Urzędzie Miasta. W Ośrodku mamy wywieszone wzorcowo wypełnione wnioski, co jest dobrą wskazówką przy wypełnianiu wniosków przez klientów. Instruujemy i pomagamy. Dziennie przyjmujemy od 150 do 260 wniosków. Licząc od 1 do 10 sierpnia wpłynęło do nas na nowy okres zasiłkowy 1.600 wniosków, w tym na świadczenia wychowawcze 1.129, na świadczenia rodzinne 393, na fundusz alimentacyjny 74 i 4 na specjalny zasiłek opiekuńczy. Ku naszemu zadowoleniu 36% wniosków na „500+” zostało złożonych w formie elektronicznej. Największą grupę świadczeniobiorców stanowią rodzice pobierający „500+”. W mijającym okresie zasiłkowym było ich 3.764. Odnosząc się do tej liczby, na nowy okres zasiłkowy wnioski złożyło już 30%. To bardzo zadowalający wskaźnik! Zachęcam tych, którzy jeszcze nie złożyli wniosków, aby korzystali z formy elektronicznej. Zaoszczędzą swój czas, a i nam usprawnią pracę. Tak właściwie z tą częścią naszych klientów w ogóle się nie spotkamy, gdyż decyzję wysyłamy do nich, a świadczenia przekazujemy na wskazany rachunek bankowy. Do tych z Państwa, którzy chcą nas odwiedzić, apeluję, aby nie zostawiali wizyty na ostatni tydzień. Teraz obsługujemy prawie bez kolejek.
Czy wraz z rozpoczęciem nowego sezonu w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej wprowadzono jakieś dodatkowe udogodnienia dla klientów?
Tak. Przy składaniu wniosków prosimy o podanie numeru telefonu komórkowego. Dla usprawnienia całego procesu wydawania decyzji zakupiliśmy usługę komunikacji z beneficjentami za pomocą SMS, zintegrowaną z oprogramowaniem do obsługi świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, świadczeń wychowawczych oraz dodatków mieszkaniowych. Poprzez tę usługę będziemy informować o terminie odbioru decyzji w Ośrodku.
Kiedy pierwsze decyzje?
Już podpisane! Na tzw. pierwszy ogień poszły wnioski elektroniczne. 7 sierpnia podpisałam pierwsze decyzje, które będą obowiązywać od 1 października 2017 r. Zaraz po złożeniu wniosku pracownicy weryfikują dane i przygotowują decyzje. Dotychczas wydaliśmy 196 decyzji.
